Registros horarios fiables: las consecuencias de la reducción de la jornada laboral en las empresas

La probable reducción de la jornada laboral por el Gobierno ha generado una serie de cambios que van a afectar a las empresas, especialmente en el modo de registrar el control horario de los trabajadores, es decir, el tiempo que pasan trabajando.

La reducción de la jornada laboral, sin que se vea mermada la capacidad económica de los trabajadores ni su sueldo, busca avanzar en la conciliación familiar y social. El objetivo de esta medida, que sale adelante a pesar de las reticencias de muchos empresarios, es evitar el fraude y asegurar que se respetan en todo momento los horarios laborales.

Los empresarios no se niegan a que exista un registro horario, algo que ya tienen implantado desde hace años, sino que en algunos casos han mostrado su recelo por los planes del Gobierno.

En resumen, el control de la jornada laboral, que ya estaba aprobada y en vigor desde el año 2019, ahora introduce como novedad la obligatoriedad de que el registro de las horas de trabajo sea completamente digital y accesible de manera remota para la Inspección de Trabajo y la Seguridad Social. Junto con esto también se detalla que cada trabajador va a recibir un informe detallado con las horas extra realizadas y el abono correspondiente.

¿Cómo pueden ponerse al día las empresas?

En realidad, la aprobación de la reducción de la jornada laboral no debe suponer para muchas empresas una gran revolución, al menos en lo que se refiere al control del registro horario. En 2019, se publicó una norma con calidad de Real Decreto-Ley que pretendía acabar con la precariedad laboral y los abusos en el registro horario de muchas empresas.

Para ese momento estaban permitidos varios tipos de registros: manual, electrónico o con dispositivos con la huella táctil. Aparecieron entonces aplicaciones o recursos para ayudar a las empresas en esta tarea. Uno de ellos fue el software de control horario Visualtime, de Cegid, que se ha mantenido como una solución muy eficiente para cumplir con este requisito.

Ahora en 2025, lo novedoso es que se eliminan los registros en papel o con huella táctil. La nueva ley de registro horario viene a sustituir el RD Ley 8/2019 aludiendo a que esa información debe ser lo más completa posible, aportando detalles sobre las pausas intrajornadas y la modalidad de trabajo.

Desde la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) apuntan en un informe que los datos biométricos como la huella dáctilar equivalen a almacenar datos personales, lo que permitiría identificar a los empleados. Pero desde la nueva propuesta de ley, no aplica esta fórmula.

Visualtime, mucho más que el control de registro horario

Por suerte, con el software de Visualtime, cuyo uso está especialmente recomendado para los departamentos de recursos humanos, esta modificación legal apenas afecta ya que el programa ha conseguido adelantarse a los cambios.

Con el software las empresas mantienen un control exhaustivo y preciso del tiempo que pasan los empleados trabajando, sin importar la modalidad. A su vez, Visualtime incluye otras funcionalidades como la gestión de vacaciones, la planificación de turnos, las ausencias por bajas y hasta el portal del empleado.

Se trata de un programa informático fácilmente manejable, muy intuitivo, y que está pensado para el manejo por parte de los responsables de recursos humanos. En este departamento, además de las contrataciones, despidos y retención de talento, tienen como cometido esencial ofrecer buenos sistemas de comunicación interna entre áreas de la empresa y velar por las buenas condiciones laborales de los empleados.

Por otra parte, con Visualtime también salen ganando los empleados, pues pueden conocer de manera cómoda cuánto tiempo han trabajado cada mes, el total de horas extras que han cumplido y llevar a cabo la gestión de nóminas online. Igualmente, hay dos servicios extra que son muy interesantes: el portal del empleado y el canal de denuncias.

Con el primero la empresa consigue una relación más fluida entre managers y sus equipos, agilizando el trabajo del departamento de recursos humanos. En el caso del canal de denuncias, hablamos de una herramienta muy potente porque permite a los empleados denunciar de manera anónima posibles incumplimientos de la jornada laboral, sin necesidad de que llegue una Inspección de Trabajo.

Sanciones económicas de miles de euros para las empresas

La digitalización del registro de la jornada laboral, una propuesta que procede del Ministerio de Trabajo, no se ha puesto aún en marcha. Yolanda Díaz, vicepresidenta del Gobierno y ministra del ramo, confía en que durante el transcurso de 2025 pueda renovarse la norma de 2019.Mientras tanto, se mantienen en vigor las sanciones económicas el RD Ley 8/2019, con multas que oscilan entre los 751 y los 7.500 euros en función de la gravedad del incumplimiento de la ley. De cara al nuevo vehículo normativo se habla de ampliar la cuantía de las sanciones, pasando a una horquilla que va desde los 1.000 a los 10.000 euros.